1- DOMAINE D’APPLICATION
Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le cabinet Alience ou/et le cabinet Cogeteq, dénommé, le cabinet ou l’expert-comptable et son client ( ce terme comprend l’adhérent).
Le client reconnaît qu’il contracte en qualité de professionnel, telle que définie par le Code de la consommation au jour de la signature des présentes conditions, et que la lettre de mission annexée constitue un contrat de prestations de services en rapport direct avec ses activités professionnelles.
2- DEFINITION DE LA MISSION
Les travaux incombant à l’expert-comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes et sont strictement limités à son contenu.
La mission est conclue pour un exercice comptable ou une année civile, sauf mention contraire dans la lettre de mission.
La mission se renouvelle automatiquement par tacite reconduction.
Toute mission ou prestation complémentaire devra faire l’objet d’une information préalable du client afin que celui-ci soit en mesure de manifester son accord.
3- OBLIGATIONS DE L’EXPERT-COMPTABLE
L’expert-comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, de la norme professionnelle de « maîtrise de la qualité », de la norme professionnelle relative aux obligations de la profession d’expertise comptable en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens.
L’expert-comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client.
A l’achèvement de sa mission, l’expert-comptable restitue les documents appartenant au client que ce dernier lui a confiés pour l’exécution de la mission.
L’expert-comptable est tenu :
– au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal ;
-à un devoir de discrétion, dans les conditions prévues à l’article 147 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012.
La diffusion à des tiers d’informations et de documents recueillis et établis au cours de la mission, nécessaire à la bonne exécution de cette dernière, est autorisée sous réserve d’obtenir l’accord préalable du client.
Ainsi, les documents établis par l’expert-comptable seront adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique du client et exception faite des transmissions aux administrations fiscales et sociales et OGA autorisées par mandat joint en annexe).
4- OBLIGATIONS DU CLIENT
Le client s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance de l’expert-comptable ou de ses collaborateurs.
Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.
Le client s’engage :
- A fournir à l’expert-comptable préalablement au commencement de l’exécution de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier. Le contrat est conclu sous condition résolutoire de l’obtention de ces informations et documents. Il s’agit :
Dans le cadre de l’obligation d’identification du client :
– si le client est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ;
– si le client est une personne morale, obtention de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social et l’identité des associés et dirigeants et pour chacun des dirigeants un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie.
Dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif :
– obtention de l’identité du bénéficiaire effectif de la mission et des éléments justifiant cette déclaration ;
– composition et répartition du capital ;
– identité des membres des organes de direction et d’administration ;
– si une ou plusieurs personne morale détiennent un poste de direction ou d’administration de l’entité, obtenir les mêmes informations.
Ces informations et documents d’identification devront être tenus à jour régulièrement.
- A mettre à la disposition de l’expert-comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ;
- A réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives (annexe) ;
- A respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d’intervention de l’expert-comptable figurant dans la lettre de mission ;
- A porter à la connaissance de l’expert-comptable les faits nouveaux ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité ;
- A confirmer par écrit, si l’expert-comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité ;
- A vérifier que les états et documents produits par l’expert-comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard le professionnel de tout manquement ou erreur.
Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; l’expert-comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.
Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par l’expert-comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.
Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure.
D’une façon générale, le client doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.
5- HONORAIRES
La lettre de mission définit le montant des honoraires annuels.
Les honoraires sont conclus pour un exercice comptable ou une année civile.
L’expert-comptable reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.
Des acomptes sur honoraires peuvent être demandés périodiquement.
Les honoraires sont révisés tous les ans d’un taux minimum de 2%, au 1er janvier de chaque année.
Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes :
Les honoraires sont payés à leur date d’échéance ; en cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé ; en cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ; le taux d’intérêt de ces pénalités ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.
Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros est également exigible de plein droit en cas de retard de paiement. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justification.
Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception, préciser la prestation contestée, et être motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées, y compris celles réalisées concomitamment, simultanément, ou lorsque les conditions de recours à la facture périodique sont remplies, incluses dans la même facture.
Le non-paiement des honoraires à l’échéance prévue pourra, après rappel par lettre recommandée avec accusé de réception, entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.
En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client.
En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client sur la base d’un devis préalablement accepté.
En cas d’usage du droit de rétention, prévu à l’article 168 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, le président du Conseil Régional de l’Ordre des Experts-Comptables sera informé.
Par ailleurs, il sera facturé mensuellement la somme forfaitaire de 9.26 € HT correspondant au portail sécurisé pour les télédéclarations de la TVA et des liasses fiscales.
6- RESPONSABILITE CIVILE PROFESSIONNELLE DE L’EXPERT-COMPTABLE
En application de l’article 2254 modifié du Code civil, la responsabilité civile de l’expert-comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à trois ans à compter du jour où le client a connu ou aurait dû connaitre les faits lui permettant de la mettre en cause.
Les parties s’engagent à s’informer dans les meilleurs délais de tout évènement de nature ou susceptible d’avoir une incidence sur le respect de leurs obligations dans le cadre des présentes.
La responsabilité contractuelle de l’expert-comptable à l’égard du client, pour toutes les conséquences dommageables de(s) (la) mission(s) visée(s) dans la lettre de mission, est limitée à un plafond de 1 000 000 Euros.
La responsabilité civile professionnelle de l’expert-comptable est couverte par un contrat d’assurance souscrit auprès de la compagnie AXA France IARD située 313 Terrasses de l’Arche, 92 727 NANTERRE Cedex. La couverture géographique de cette assurance porte sur la France.
La responsabilité de l’expert-comptable ne peut notamment être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence :
- d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par ses salariés,
- du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire à l’expert-comptable,
- des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.
7- SUSPENSION DE LA MISSION
Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure (empêchement temporaire) ou défaut de paiement des honoraires, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée, à moins que le retard en résultant ne justifie la résolution.
Pendant la période de suspension éventuelle, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.
En cas de manquement du client à l’une de ses obligations (exemple : défaut de paiement des honoraires à l’échéance prévue), l’expert-comptable aura la faculté de suspendre sa mission après l’envoi d’une mise en demeure et ne pourra être tenu responsable des conséquences préjudiciables pouvant découler de cette suspension.
8- RESILIATION DE LA MISSION
En cas de résiliation par le client en dehors de la durée de préavis prévue dans la lettre de mission (ou pendant la mission en cas de mission ponctuelle), et sauf faute grave imputable à l’expert-comptable, le client devra verser à ce dernier les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d’une indemnité conventionnelle égale à 25 % des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain. Cette indemnité est destinée à compenser le préjudice subi par l’expert-comptable à raison de l’inclusion du dossier du client dans sa charge de travail de l’année en cours.
En cas de manquement de l’une des parties à l’une de ses obligations, l’autre partie aura la faculté de mettre fin à la mission après l’envoi d’une mise en demeure.
L’expert-comptable doit exercer sa mission jusqu’à son terme normal. Toutefois, il peut, en s’efforçant de ne pas porter préjudice à son client, l’interrompre pour des motifs justes et raisonnables, tels que la perte de confiance ou la méconnaissance par le client d’une clause substantielle du contrat.
Dès la survenance d’un évènement susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts ou de porter atteinte à son indépendance, l’expert-comptable a l’obligation de dénoncer le contrat.
Une fois la résiliation de la mission effective, toute demande de renseignements, de recherche d’archives, ou de travaux complémentaires, fera l’objet d’une facturation, sur la base du temps passé x 120 € HT, frais éventuels en sus.
9- DIFFÉRENDS
En cas de contestation par le client des conditions d’exercice de la mission ou de différend sur les honoraires, l’expert-comptable s’efforce de faire accepter la conciliation ou l’arbitrage du président du Conseil Régional de l’Ordre avant toute action en justice.
10- PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
La mission confiée par le client au cabinet consiste à la mise en œuvre de procédure, de normes, de conseils, de production de documents comptables, sociaux, fiscaux, informatiques ou juridiques.
Le cabinet est qualifié de responsable conjoint de traitement. Le Client et le cabinet s’engagent à collecter et à traiter toute donnée personnelle en conformité avec toute réglementation en vigueur applicable au traitement de ces données, et notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le règlement européen sur la protection des données personnelles.
Le cabinet est autorisé à traiter pour le compte de son client les données personnelles nécessaires pour fournir les services comptables, sociaux, fiscaux, informatiques et juridiques.
La nature des opérations réalisées sur les données sont la collecte, le traitement et l’analyse.
Les données personnelles traitées sont celles transmises par le client pour la réalisation des missions comptables, sociales, informatiques et juridiques.
Les catégories de personnes concernées sont les personnes morales ou physiques, les dirigeants, les salariés, les membres du foyer fiscal, ou toutes autres personnes concernées par les missions du cabinet et pour lesquelles le client transmet des informations personnelles.
La ou les finalité(s) partagées totalement ou partiellement entre les responsables conjoints de traitement sont la production des documents et obligations légales dans le cadre des missions comptables, sociales, fiscales, informatiques et juridiques réalisés.
Le client et le cabinet s’engagent à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés. Ainsi le cabinet s’appuie sur des outils répondant aux normes RGPD.
Le cabinet s’engage à communiquer au Client la survenance de toute faille de sécurité ayant des conséquences directes ou indirectes sur le traitement, ainsi que toute plainte qui lui serait adressée par tout individu concerné par le traitement réalisé au titre du Contrat. Cette communication devra être effectuée dans les plus brefs délais et au maximum quarante-huit heures après la découverte de la faille de sécurité ou suivant réception d’une plainte. Le client se chargera de la notification éventuelle à l’autorité de contrôle et à la personne concernée.
Pour l’exécution de nos service, objet du présent contrat, les moyens suivants sont mis en place par le cabinet et le client : logiciels de production comptable, sociale, fiscale et de gestion.
Les outils informatiques, matériels et logiciels, sont produits ou édités par les sociétés Microsoft, RCA, Cegid, Quadratus, Atlassian, OVH, MyCompanyFiles, Chaintrust et Silae Expert. Ces sociétés ont garantie le respect des normes RGPD au cabinet.
Il appartient au client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.
Le client devra également répondre aux demandes d’exercice des droits exercés par la personne concernée.
Le cabinet pourra faire appel à des sous-traitants pour réaliser la production des documents et obligations légales dans le cadre des missions comptables, sociales, informatiques et juridiques. Les conditions d’intervention de ces sous-traitants répondent aux normes RGPD. Le sous-traitant s’est engagé à respecter les obligations mises à sa charge par la règlementation en matière de protection des données personnelles.
Les données sont susceptibles d’être conservées pour une durée de 5 ans.
11- DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPETENCE
Ce contrat sera régi et interprété selon le droit français.
« TOUS LES LITIGES AUXQUELS LE CONTRAT POURRA DONNER LIEU, NOTAMMENT AU SUJET DE SA VALIDITE, DE SON INTERPRETATION, DE SON EXECUTION ET DE SA REALISATION, SERONT SOUMIS AUX TRIBUNAUX COMPETENTS DE ROUEN POUR LE CABINET ALIENCE ET DU HAVRE POUR LE CABINET COGETEQ. »