Conditions générales d’intervention

1- DOMAINE D’APPLICATION

Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le cabinet Alience, dénommé l’expert-comptable et son client.

Le client reconnaît qu’il contracte en qualité de professionnel et que la lettre de mission annexée constitue un contrat de prestations de services en rapport direct avec ses activités professionnelles.

 

2- DEFINITION DE LA MISSION

Les travaux incombant à l’expert-comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes et sont strictement limités à son contenu.

Toute mission ou prestation complémentaire devra faire l’objet d’une information préalable du client ou de l’adhérent afin que celui-ci soit en mesure de manifester son accord.

 

3- OBLIGATIONS DU L’EXPERT-COMPTABLE

L’expert-comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, de la norme de « maîtrise de la qualité », de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens.

L’expert-comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client.

A l’achèvement de sa mission, l’expert-comptable restitue les documents que lui a confiés le client pour l’exécution de la mission.

L’expert-comptable est tenu à la fois :

– à une obligation au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal ;

– à une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers sont adressés au client ou à l’adhérent, à l’exclusion de tout envoi à un tiers, sauf demande du client. Les documents établis par l’expert-comptable seront en conséquence adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique de la part du client et exception faite des transmissions aux administrations fiscales et sociales et OGA autorisées par mandat joint en annexe).

 

4- OBLIGATIONS DU CLIENT OU DE L’ADHERENT

Le client s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance de l’expert-comptable ou de ses collaborateurs.

Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client ou de l’adhérent.

Le client s’engage :

  • A fournir à l’expert-comptable préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier. Le contrat est conclu sous condition suspensive de l’obtention de ces informations et documents. La mission ne pourra donc pas être mise en œuvre avant leur obtention.

    Il s’agit :

Dans le cadre de l’obligation d’identification du client ou de l’adhérent:

– si le client ou l’adhérent est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ;

– si le client ou l’adhérent est une personne morale, obtention de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social et l’identité des associés et dirigeants et pour chacun des dirigeants un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie.

Dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif :

– obtention de l’identité du bénéficiaire effectif de la mission et des éléments justifiant cette déclaration ;

– composition et répartition du capital ;

– identité des membres des organes de direction et d’administration ;

– si une ou plusieurs personne morale détiennent un poste de direction ou d’administration de l’entité, obtenir les mêmes informations.

Ces informations et documents d’identification devront être tenus à jour régulièrement.

 

  • A mettre à la disposition de l’expert-comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ;
  • A réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives (annexe 2) ;
  • A respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d’intervention de l’expert-comptable figurant dans la lettre de mission ;
  • A porter à la connaissance de l’expert-comptable les faits nouveaux ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les
  • résultats ou la situation patrimoniale de l’entité ;
  • A confirmer par écrit, si l’expert-comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité ;
  • A vérifier que les états et documents produits par l’expert-comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard le professionnel de tout manquement ou erreur.

Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; l’expert-comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.

Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par l’expert-comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.

Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure.

D’une façon générale, le client doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.

 

5- HONORAIRES

L’expert-comptable reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.

Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement.

Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes :

Les honoraires sont payés à leur date d’échéance ; en cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé ; en cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ; le taux d’intérêt de ces pénalités ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.

Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture.

Le non-paiement des honoraires pourra, après rappel par lettre recommandée avec accusé de réception, entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.

En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client ou à l’adhérent.

En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client ou de l’adhérent sur la base d’un devis préalablement accepté.

En cas d’usage du droit de rétention, prévu à l’article 168 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, le président du Conseil Régional de l’Ordre des Experts-Comptables sera informé.

 

6- RESPONSABILITE CIVILE PROFESSIONNELLE DE L’EXPERT-COMPTABLE

En application de l’article 2254 modifié du Code civil, la responsabilité civile de l’expert-comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à trois ans à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise.

Tout événement susceptible d’avoir des conséquences notamment en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client ou par l’adhérent à la connaissance de l’expert-comptable.

La responsabilité civile professionnelle de l’expert-comptable est couverte par un contrat d’assurance souscrit auprès de la compagnie AXA France IARD située 313 Terrasses de l’Arche, 92 727 NANTERRE Cedex. La couverture géographique de cette assurance porte sur la France.

La responsabilité de l’expert-comptable ne peut notamment être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client ou par l’adhérent est une conséquence :

  • d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par l’adhérent ou par ses salariés,
  • du retard ou de la carence du client ou de l’adhérent à fournir une information nécessaire à l’expert-comptable,
  • des fautes commises par des tiers intervenant chez le client ou chez l’adhérent.

 

7- RESILIATION DE LA MISSION

En cas de résiliation au cours d’un exercice comptable (ou pendant la mission en cas de mission ponctuelle), et sauf faute grave imputable à l’expert-comptable, le client ou l’adhérent devra verser à ce dernier les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d’une indemnité conventionnelle égale à 25 % des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain. Cette indemnité est destinée à compenser le préjudice subi par l’expert-comptable à raison de l’inclusion du dossier du client ou de l’adhérent dans sa charge de travail de l’année en cours.

En cas de manquement du client à l’une de ses obligations, l’expert-comptable aura la faculté de suspendre sa mission en informant ce dernier par tout moyen écrit ou de mettre fin à sa mission après l’envoi d’une lettre recommandée demeurée sans effet.

Dès la survenance d’un évènement susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts ou de porter atteinte à son indépendance, l’expert-comptable a l’obligation de dénoncer le contrat.

Une fois la résiliation de la mission effective, toute demande de renseignements, de recherche d’archives, ou de travaux complémentaires, fera l’objet d’une facturation, sur la base du temps passé x 120 € HT, frais éventuels en sus.

 

8- SUSPENSION DE LA MISSION

Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure ou défaut de paiement des honoraires, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée, à moins que le retard en résultant ne justifie la résolution.

Pendant la période de suspension éventuelle, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.

En cas de manquement du client à l’une de ses obligations (exemple : défaut de paiement des honoraires à l’échéance prévue), l’expert-comptable aura la faculté de suspendre sa mission après l’envoi d’une mise en demeure sous forme de lettre recommandée restée sans effet, et ne pourra être tenu responsable des conséquences préjudiciables pouvant découler de cette suspension.

 

9- DIFFERENDS

Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre l’expert-comptable et son client seront portés, avant toute action judiciaire, devant le président du Conseil Régional de l’Ordre compétent ou son représentant aux fins de conciliation.

 

10- PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

La mission confiée par le client au cabinet Alience consiste à la mise en œuvre de procédure, de normes, de conseils, de production de documents comptables, sociaux, fiscaux, informatiques ou juridiques.

Le cabinet Alience est qualifié de responsable conjoint de traitement. Le Client et le cabinet s’engagent à collecter et à traiter toute donnée personnelle en conformité avec toute réglementation en vigueur applicable au traitement de ces données, et notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le règlement européen sur la protection des données personnelles.

Le cabinet est autorisé à traiter pour le compte de son client les données personnelles nécessaires pour fournir les services comptables, sociaux, fiscaux, informatiques et juridiques.

La nature des opérations réalisées sur les données est la collecte, le traitement et l’analyse.

Les données personnelles traitées sont celles transmises par le client pour la réalisation des missions comptables, sociales, informatiques et juridiques.

Les catégories de personnes concernées sont les personnes morales ou physiques, les dirigeants, les salariés, les membres du foyer fiscal, ou toutes autres personnes concernées par les missions du cabinet et pour lesquelles le client transmet des informations personnelles.

La ou les finalité(s) partagées totalement ou partiellement entre les responsables conjoints de traitement sont la production des documents et obligations légales dans le cadre des missions comptables, sociales, fiscales, informatiques et juridiques réalisés.

Le client et le cabinet s’engagent à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés. Ainsi le cabinet Alience s’appuie sur des outils répondant aux normes RGPD.

Le cabinet s’engage à communiquer au Client la survenance de toute faille de sécurité ayant des conséquences directes ou indirectes sur le traitement, ainsi que toute plainte qui lui serait adressée par tout individu concerné par le traitement réalisé au titre du Contrat. Cette communication devra être effectuée dans les plus brefs délais et au maximum quarante-huit heures après la découverte de la faille de sécurité ou suivant réception d’une plainte. Le client se chargera de la notification éventuelle à l’autorité de contrôle et à la personne concernée.

Pour l’exécution du service, objet du présent contrat, les moyens suivants sont mis en place par le cabinet et le client : logiciels de production comptable, sociale, fiscale et de gestion.

Les outils informatiques, matériels et logiciels, sont produits ou édités par les sociétés Microsoft, RCA, Cegid, Quadratus, Atlassian, OVH et Silae Expert. Ces sociétés ont garantie le respect des normes RGPD au cabinet Alience.

La sécurité informatique du cabinet Alience est garantie par son prestataire Orion Solutions.

Il appartient au client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

Le client devra également répondre aux demandes d’exercice des droits exercés par la personne concernée.

Le cabinet pourra faire appel à des sous-traitants pour réaliser la production des documents et obligations légales dans le cadre des missions comptables, sociales, informatiques et juridiques. Les conditions d’intervention de ces sous-traitants répondent aux normes RGPD. Le sous-traitant s’est engagé à respecter les obligations mises à sa charge par la règlementation en matière de protection des données personnelles.

Les données sont susceptibles d’être conservées pour une durée de 5 ans.

 

11- DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPETENCE

Ce contrat de mission sera régi et interprété selon le droit français.

« TOUS LES LITIGES AUXQUELS LE CONTRAT POURRA DONNER LIEU, NOTAMMENT AU SUJET DE SA VALIDITE, DE SON INTERPRETATION, DE SON EXECUTION ET DE SA REALISATION, SERONT SOUMIS AUX TRIBUNAUX COMPETENTS DE ROUEN. »